Un’epoca di transizione: la “gestione documentale ibrida”

Ci troviamo oggi in un’epoca di transizione tra l’utilizzo di documenti di tipo analogico, i classici fogli solitamente stampati in azienda o ricevuti dall’esterno, e documenti completamente digitali, si pensi ad esempio alle fatture elettroniche. Moltissime organizzazioni oggi si ritrovano a dover gestire il cosiddetto archivio documentale ibrido, costituito da documenti in diverso formato. A lungo andare si utilizzeranno esclusivamente documenti in formato digitale, ma oggi ci troviamo ancora in una fase intermedia, che porta con sé numerose problematiche.

Gestire due archivi separati

L’archivio ibrido nella realtà si traduce in due differenti “canali di gestione documentale”, uno analogico e uno digitale. Quello analogico altro non è che una scaffalatura contenente ampi faldoni, suddivisi in genere per anno, che contengono la documentazione relativa a ordini, fatturazione o altro a seconda dei casi. L’archivio digitale invece è su supporto digitale, come il cloud o anche un HD su un server aziendale. Le problematiche in entrambe i casi riguardano sia la facilità di lettura e di reperimento di ogni singolo documento, sia la necessità di conservarli seguendo le vigenti leggi. Non stiamo, infatti, parlando di copie dei documenti, ma degli originali che in alcuni casi vanno conservati per 10 o 20 anni, o anche per l’intero periodo di attività di un’organizzazione.

Le problematiche principali

Le problematiche che si verificano nelle diverse fasi di gestione di un archivio ibrido sono numerose, a partire dalla situazione in cui un soggetto si trova a dover gestire un fascicolo ibrido, quindi cercando documenti in formato diverso in due “luoghi” differenti, per poi interfacciarli. Ci sono poi situazioni in cui non esistono procedure volte a gestire la documentazione in un modo univoco, cosa che rende meno efficiente qualsiasi tipologia di archivio. Se poi l’organizzazione non possiede gli strumenti informatici necessari alla gestione di un archivio ibrido l’inefficienza dei processi di archiviazione diviene massima. Spesso ciò che causa maggiori problemi è ovviamente la coesistenza tra i due formati diversi, cartaceo e digitale. A questo si può ovviare digitalizzando i documenti cartacei.

La via della digitalizzazione

Alcune aziende possiedono, in grandi spazi, innumerevoli documenti cartacei che devono conservare ancora per alcuni anni, a volte anche più di 10. Stiamo parlando di un corpus significativo, che non sempre si può semplicemente passare allo scanner: si tratta di moltissimi fogli, per i quali servono apparecchiature adatte e, soprattutto, molto tempo.

Per altro avere a disposizione documenti di uso corrente in formato digitale consente di condividerli con maggiore facilità con altri, o anche semplicemente di consultarli immediatamente, senza doverli cercare fisicamente all’interno di un faldone. Oggi in situazioni come queste è possibile ricorrere al servizio di digitalizzazione documenti di Bucap. Si tratta di un’azienda dall’esperienza pluriennale che possiede tutto l’hardware necessario a digitalizzare anche ampie moli di documenti in tempi brevi e secondo le normative vigenti. Questo tipo di attività consente anche di ridurre enormemente lo spazio di archiviazione, oltre a rendere più facilmente “leggibili” anche i documenti più vecchi.

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